Các bước để thành công khi lần đầu quản lý dự án

Quản lý dự án là điều mà ắt hẳn ai trong chúng ta cũng s trải qua ít nhất một lần trong quá trình sự nghiệp của mình. Cùng với sự phát triển nhanh chóng của công ty, cơ hội cũng sẽ đến với chúng ta nhiều hơn, và thường các sếp sẽ trao cơ hội đó vào những thời điểm thích hợp. Tuy nhiên những cơ hội như vậy lại thường đến rất đột ngột. Do đó, khi lần đầu tiên được giao phó làm quản lý dự án nào đó, chúng ta thường sẽ không biết bắt đầu từ đâu, phải làm như thế nào, phân công công việc ra sao… Trong bài viết này, chúng tôi sẽ mô tả các bước cơ bản khi lần đầu tiên bạn được quản lý một dự án như vậy.

1. Hiểu được trách nhiệm và quyền hạn của bản thân

Trước tiên, điều quan trọng cần làm là phải hiểu rõ về trách nhiệm và quyền hạn của vị trí mới mà mình đảm nhận. Để làm được điều này, bạn nên nắm rõ bản mô tả công việc được giao. Tuy nhiên cũng có nhiều doanh nghiệp Nhật sẽ không có bản mô tả công việc cần làm, do đó, trong những trường hợp như vậy, bạn nên tìm cách để xác nhận lại với cấp trên một cách rõ ràng và tích cực về trách nhiệm và quyền hạn của mình trước khi bắt đầu.

2. Nắm được quy mô dự án

Đề ra những công việc cần thiết phải làm, mục đích, kết quả dự kiến .. là những điều cơ bản cần phải nắm rõ để hiểu được phạm vi của dự án ( hay còn gọi là quy mô dự án). Đây là điều tối quan trọng trong việc hoạch định dự án. Chúng ta hãy lấy ví dụ về quy mô cho một sự kiện, cụ thể ở đây là tổ chức hôn lễ: “Hôn lễ với kinh phí dự trù khoảng 3.000.000 Yên với khoảng 100 khách mời cùng các loại đồ ăn,thức uống và dàn nhạc. Hôn lễ dự kiến sẽ diễn ra vào tháng 3 năm sau”. Việc nắm được quy mô sự kiện như vậy sẽ làm cho việc chuẩn bị được tốt hơn, việc tổ chức sự kiện cũng diễn ra thuận lợi và dễ dàng hơn.

3. Biết rõ nguồn lực hiện có

Việc thành công hay thất bại của dự án phụ thuộc rất lớn vào việc hiểu rõ nguồn lực hiện có chẳng hạn như nhân sự, ngân sách và cơ sở vật chất cho dự án.. Những nguồn lực này không mang tính chất cố định, có thể linh động thay đổi phụ thuộc vào tiến độ dự án.

Nếu hiểu rõ những điều trên thì việc quản lý dự án của bạn sẽ trôi chảy hơn, thuận lợi và đem lại kết quả tốt cho công việc.

Để biết thêm thông tin về cơ hội việc làm tiếng Nhật, vui lòng tham khảo website Japanese-jobs.com（https://vn.japanese-jobs.com/vi）