Tác phong làm việc Nhật Bản

Tác phong làm việc của người Nhật không khác biệt mấy nếu so với các quốc gia khác. Tác phong (The Maner) theo nghĩa gốc là những điều được bắt nguồn từ sự lịch sự và chu đáo, Nhật Bản cũng sử dụng từ này với ý nghĩa tương tự như vậy. Tuy nhiên, ở Nhật, tác phong còn có thể hiểu là những nghi thức, hành vi trong môi truờng làm việc, kinh doanh Nhật Bản.

Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu một số tác phong làm việc đặc trưng của người Nhật.

Trao đổi danh thiếp:

Trong văn hóa kinh doanh ở Nhật Bản, không quá cường điệu khi nói rằng khi hai bên gặp nhau, màn chào hỏi đầu tiên bao giờ cũng bắt đầu bằng việc trao đổi danh thiếp. Nếu ở các hội nghị, các cuộc đàm phán đựợc thực hiện lần đầu tiên giữa hai bên, việc trao đổi danh thiếp luôn luôn được tiến hành. Do đó, tác phong khi trao đổi danh thiếp như thế nào cho đúng và phù hợp là điều rất quan trọng trong văn hóa kinh doanh của người Nhật. Duới đây là một số nét văn hóa cơ bản cần lưu ý khi trao đổi danh thiếp với người Nhật:

・Cần chú ý đến vị trí cấp bậc khi trao đổi danh thiếp. Trao đổi danh thiếp phải được tiến hành từ người có chức vụ cao đến thấp. Phải chú ý không được trao đổi danh thiếp trước người có địa vị cao hơn, để thể hiện thái độ tôn kính.

・Khi trao đổi danh thiếp,hãy hướng tờ danh thiếp về phía người nhận, giúp người nhận có thể dễ dàng đọc được thông tin trên đó. Khi đưa danh thiếp, hãy cúi nguời về phía truớc một chút và đồng thời giới thiệu tên của mình. Về cơ bản danh thiếp phải được trao đổi bằng hai tay, tuy nhiên nếu việc trao và nhận diễn ra cùng một lúc thì hãy dùng tay phải để đưa danh thiếp của mình và dùng tay trái để nhận từ đối phương.

・Sau khi nhận được danh thiếp, không được tỏ ra thơ ơ hay chỉ liếc nhìn qua một chút mà phải luôn giữ gìn tấm danh thiếp cẩn thận trong suốt thời gian gặp nhau chẳng hạn như tại các cuộc họp, hội nghị.. Điều này thể hiện sự tôn trọng của bạn dành cho đối phương.

・Hãy lưu ý không ghi chép bất cứ điều gì trước khi nhận danh thiếp từ đối phương.

Kính ngữ

Sử dụng kính ngữ là điều hết sức quan trọng và cực kỳ cần thiết trong quá trình làm việc tại các doanh nghiệp Nhật. Kính ngữ thường được sử dụng khi hồi đáp e-mail, trả lời điện thoại, đàm phán với các đối tác kinh doanh.. Duới đây là một số nguyên tắc cơ bản khi sử dụng kính ngữ trong môi trường làm việc:

1. Không tính đến các trường hợp gặp gỡ nói chuyện trực tiếp, khi dùng e-mail hoặc trả lời điện thoại cho khách hàng và người bên ngòai công ty, kính ngữ luôn luôn được sử dụng.
2. Trong công ty, kính ngữ đuợc dùng khi nói chuyệnvới cấp trên hoặcnhững bậc tiền bối.
3. Tuy nhiên khi nói chuyện với người ngòai công ty, không sử dụng kính ngữ khi nói về công ty mình, thậm chí về cấp trên của mình.
4. Về các tài liệu sử dụng trong công ty, kính ngữ nên sử dụng ở mức tối thiểu nhất, quan trọng là nội dung truyền đạt sao cho ngắn gọn, dễ hiểu.

Làm thế nào để sử dụng kính ngữ đúng hòan cảnh giao tiếp là điều không hề đơn giản. Tôn kính ngữ  rất hay bị nhầm lẫn với khiêm nhường ngữ và những từ ngữ lịch sự, thậm chí cả người Nhật cũng hay nhầm lẫn như vậy. Khi sử dụng kính ngữ, hãy chú ý nhiều đến các sắc thái của từ ngữ cũng như tình huống giao tiếp để có thể sử dụng kính ngữ phù hợp mà không bị thất lễ.